Las auditorías de compensación de trabajadores y responsabilidad civil generan mucha ansiedaden los propietarios de pequeñas empresas. ¿La buena noticia? La mayor parte del estrés de unaauditoría se puede prevenir. Una auditoría más fluida generalmente se reduce a la preparación, la organización y la comunicación. Aquí hay cinco maneras en que los propietarios de empresaspueden hacer que las auditorías de seguros sean mucho menos dolorosas.
1. Mantenga los registros organizados durante todo el año
Una de las mayores causas de frustración en las auditorías es correr para localizar registrosdespués de que llega el aviso de auditoría. Mantenga un fácil acceso a:
- Informes de nómina
- Presentaciones de impuestos trimestrales
- Estados de pérdidas y ganancias
- Registros de ventas
- Informes del libro mayor
Esperar hasta fin de año para organizar estos documentos a menudo convierte una auditoría simple en un proyecto estresante.
2. Recopile los certificados de subcontratistas con anticipación
Si su negocio utiliza subcontratistas o contratistas independientes, recopile los certificados de seguro antes de que comience el trabajo. No espere hasta el momento de la auditoría. Mantengauna carpeta dedicada, digital o física, para todos los certificados vigentes. Los certificadosfaltantes son una de las razones más comunes por las cuales los propietarios de empresas venaumentos inesperados en las primas.
3. Monitoree el crecimiento durante el periodo de la póliza
Muchos negocios cambian significativamente durante el año. Usted puede:
- Contratar personal adicional
- Aumentar la nómina
- Abrir una nueva ubicación
- Agregar nuevos servicios
- Experimentar un crecimiento significativo en los ingresos
Si su negocio cambia sustancialmente, notifique a su asesor de seguros antes de la temporada de renovación o auditoría. Los ajustes a mitad de año a menudo pueden reducir las sorpresas másadelante.
4. Comprenda las clasificaciones de los empleados
Las primas de compensación de trabajadores están fuertemente influenciadas por las clasificaciones de puestos de los empleados. Los empleados que realizan tareas de oficina se clasifican de manera diferente a aquellos que trabajan en el campo, almacén o en los sitios de trabajo de los clientes. Revise las clasificaciones con su asesor periódicamente para confirmarque aún coinciden con las tareas laborales reales. Los cambios operativos pueden crearproblemas de clasificación si no se actualizan.
5. Haga preguntas antes de la auditoría
Una conversación proactiva con su asesor de seguros puede marcar una diferencia importante. Antes de la temporada de auditoría, pregunte:
- ¿Qué documentos es probable que se soliciten?
- ¿Hay alguna área de exposición que deba revisar?
- ¿Ha habido problemas en auditorías anteriores que debamos abordar?
Una buena preparación convierte la auditoría de un evento sorpresa en un proceso administrativode rutina.
Pensamiento final
Las auditorías de seguros no tienen por qué sentirse disruptivas o intimidantes. Las empresas quemantienen registros organizados, rastrean a los subcontratist as cuidadosamente y comunican loscambios operativos a tiempo suelen experimentar auditorías mucho más fluidas.
La auditoría en sí no suele ser el problema. El verdadero problema suele ser la falta de preparación. Con los sistemas adecuados en su lugar, las auditorías de seguros puedenconvertirse simplemente en otra parte manejable de la gestión de un negocio, y no en una fuenteanual de frustración.
